Tomá nota: Confección de Actas ¡Aspectos legales y contables!

Como siempre decimos, en el centro de todo lo que hacemos en Octopus PropTech están los administradores de consorcios. Porque queremos que su labor sea lo más simple posible, ofrecemos herramientas tecnológicas integrales que permiten no solo destacar su trabajo sino enfocarse en lo verdaderamente importante: estar presente para su comunidad.  

Siguiendo esta línea, una nueva edición del Workshop Exclusivo para Administradores de Consorcios (WEPA) para repasar cuáles son los aspectos legales y contables a la hora de confeccionar un acta de asamblea. “Hay un grupo de profesionales abocado para que los administradores sean cada vez mejores”, suma Diana Sevitz, abogada especialista en Propiedad Horizontal y Especialista en Administración del tiempo.

¿Por dónde empezar? Básicamente por lo que es el acta, “un documento que da validez a las decisiones tomadas en la asamblea y se constituye por sí sola en un mandato de ley. Por lo tanto, tiene consecuencias jurídicas y cumplimiento obligatorio”, en términos de Sevitz, y tal como se detalla en el artículo 2062 del Código Civil y Comercial.

¿Qué es lo que hay que saber? Que es obligatorio llevar un libro de actas, que debe labrarse en cada asamblea y debe ser firmado por todos los presentes, sin dejar pasar por alto que las firmas tienen que ser cotejadas por aquellas registradas en el libro de propietarios. Básicamente debe haber un resumen de las decisiones tomadas y al pie de cada acta deben figurar las oposiciones y las comunicaciones a los ausentes.

La convocatoria a la asamblea debe contener fecha, lugar, horario de inicio y de finalización, quién cita (administrador, consejo, etc.) y razón social (nombre del consorcio). Eso sí: es obligatoria la exhibición de la constancia de inscripción en el registro público de administradores y la presentación de la declaración jurada.

Al momento de anticipar los temas que van a tratarse, es clave ser claros y concisos. ¡No debe haber ningún tipo de confusión al respecto! Para ordenarse, se pueden agrupar los mismos por relación, separar aquellos aspectos de una misma temática que necesiten una solución diferente, y otro punto no menor: que la duración de la reunión no exceda los 60 minutos.

De cara a la confección del acta de la asamblea, detallar día, lugar, fecha, hora, CUIT del consorcio, y razón social. Debe nombrarse un presidente, que da y quita la palabra, como así también debe figurar quién habla en cada momento, con nombre, apellido y UF (de ser propietario). La asamblea debe cumplimentarse por cada punto hablado y la mayoría se alcanza según los presentes. 

¿Qué no se puede hacer? Alterar el orden, dejar en blanco, tachar ni pegar. ¡Con una buena confección de actas se evitan las nulidades o impugnaciones!

Desde un punto de vista contable, Liliana Corzo agrega que, al tomar un nuevo edificio, el administrador debe dirigirse al banco para vincular la cuenta del consorcio a su matrícula. Y lo mismo sucede con AFIP: se debe asociar el CUIT del consorcio al nuevo administrador. En ese sentido, remarca los artículos 316 -enmiendas: deben ser salvadas con la firma de las partes-, 319 -el valor probatorio de los instrumentos particulares debe ser precisado por el juez- y 324 -prohibiciones: alterar el orden de los asientos, dejar blancos, tachar, mutilar alguna parte del libro o cualquier cosa que lo altere.

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