Deben tener una plataforma digital para liquidar expensas

“Vamos a ver puntualmente lo que son las liquidaciones de expensas, que ustedes ya tienen que implementar. Por supuesto que Octopus las hace de la manera más completa. Hay que tener un sistema, no se puede trabajar con un Excel ya que puede arrojar muchísimos errores. Un software unifica todo y le permite a uno descansar en el proceso”.

Palabras de la contadora pública Liliana Corzo, responsable de la segunda parte de este Workshop Exclusivo para Administradores de Consorcios (WEPA), con eje en el funcionamiento del Registro Público de Administradores de Consorcios de Propiedad Horizontal (RPAC) en la provincia de Buenos Aires.

Repasando el trámite de inscripción en el RPAC, Liliana adelanta que “si bien hay un cronograma con fechas, ya lo pueden ir haciendo” y puntualiza:

• Inscripción en AFIP y en ARBA (Ingresos Brutos).

• Certificado de curso de capacitación formativo. “Puedo estar eximido si puedo probar -con la constancia de inscripción de AFIP- que estoy administrando hace más de cinco años”, aclara.  

• Listados de consorcios que administran: CUIT (si tiene); fecha de designación; nombres y correos electrónicos del consejo (si existe); n° de plano del RPH.

• Actas de la asamblea de designación en el consorcio.

• Cuatro certificados: certificado de antecedentes penales del Registro Nacional de Reincidencia; certificado de antecedentes personales; informe de juicios universales; certificado de libre deuda del Registro de Deudores Alimentarios (RDAM).

“Más que preocuparse, hay que ocuparse”, dice la consultora en temas de propiedad horizontal, a la hora de ver las liquidaciones de expensas. “Hay que poner datos, es tan sencillo como necesario. Todo operativo”, remarca. Según el Artículo 11 de la ley 14.701, hay que incluir:

• En el encabezado

• Datos sobre la Administración: nombre y apellido del administrador o razón social; número de CUIT/CUIL; domicilio legal completo; teléfono; n° de inscripción en el RPAC; optativo -correo electrónico o WA, y horario de atención al público-.
• Datos del Consorcio: nombre, domicilio y n° de CUIT.

• Criterio para informar los gastos “pagados”

• Detalle de los ingresos y egresos del mes anterior: saldo del mes anterior, más lo cobrado en ese mes, menos los gastos efectivamente abonados, menos gastos particulares = saldo del mes.
• Sueldos: período al que corresponde el pago. Si el edificio tiene menos de 100 U.F., hay que incluir nombre, cargo, categoría del edificio, CUIL, sueldo básico, horas extras detalladas, período al que corresponde el pago, detalles de descuentos y aportes por cargas sociales a cargo del consorcio.
• Detallar los pagos por suministros, servicios y abonos a contratistas: nombre de la empresa, dirección, n° de CUIT, n° de matrícula (si corresponde), trabajo realizado y elementos provistos, importe total o en su caso cantidad de cuotas y n° de cuota que se abona.
• Detallar los pagos por seguros: nombre de la compañía, n° de póliza, tipo de seguro, elementos asegurados (incendio, responsabilidad civil comprensiva, cristales, etc.), fecha de vencimiento de la póliza y número de cuota que se abona.
• El recibo del administrador por el cobro de sus honorarios: n° de CUIT, situación fiscal (responsable inscripto IVA o monotributo), importe total, período al que corresponde el pago. Deberán emitir una factura electrónica por los honorarios, enviarla al Consejo de Propietarios -si lo hubiere-, y a todos los propietarios en la próxima liquidación de expensas, y realizar la transferencia de la cuenta bancaria del consorcio a la cuenta de la administración. No se permite transferir a cuenta de terceros.

• Prorrateo por cada unidad funcional: datos actualizados del titular o heredero; porcentual correspondiente; total a pagar (saldo anterior, intereses punitorios, saldo actual).
• Morosos: listado de unidades funcionales en mora indicando períodos y montos; detalles de depósitos judiciales efectuados en el mes anterior; convenios de pago aprobados por asambleas; detalle de juicios por cobro de expensas, indicando carátula, capital reclamado y juzgado interviniente.
• Detalle de juicios y reclamos administrativos: en el caso de que existan juicios a favor o en contra del consorcio, hay que detallar n° de juzgado interviniente y expediente; carátula; objeto; estado; capital reclamado. Con respecto a los reclamos administrativos, el administrador debe notificar a todos los propietarios inmediatamente y en ningún caso después de las 48 horas hábiles de recibir la comunicación respectiva. 
• Cuenta bancaria: el pago de expensas debe realizarse mediante transferencia bancaria a la cuenta del consorcio, sin excepción. “Se terminó el pago en efectivo”, recuerda Corzo. En las expensas hay que incluir el resumen de los movimientos correspondientes al mes anterior. Y, desde ya, el banco, la sucursal, el tipo y n° de cuenta, el CBU y el alias.
• Recibo de pago de expensas: deben ser numerados y contener denominación y domicilio del consorcio; piso, departamento o unidad funcional; nombre y apellido del propietario; mes que se abona, período o concepto; vencimiento, con su respectivo interés; datos del administrador, firma y aclaración, CUIT, y número de inscripción en el Registro (RPAC); lugar y formas de pago; detalles de deuda a la fecha o -si correspondiera- “sin deuda a la fecha”.

“Tenemos muchos clientes que trabajan con Octopus y administran en provincia, que antes de toda esta normativa ya utilizaban nuestro sistema por ser claro, simple y automático. No es que fuera obligatorio, pero siempre fue una mejor forma de hacerlo”, resalta Guido Commenge, director de marketing de la empresa, antes de concluir con este WEPA súper completo.

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