La administración? del tiempo

A finales del año pasado vivimos la sexta edición del Evento Anual para Administradores de Consorcios (EPA 2021)*, y un tema nos quedó resonando en la cabeza: cómo administrar mejor el tiempo laboral.

De la mano de la especialista Gaby Oxley, Coach Ontológica y consultora organizacional, recorrimos la matriz del tiempo y recibimos tips y consejos para hacer de nuestro día de trabajo un plan de objetivos cumplidos.

La matriz del tiempo nos permite identificar lo urgente de lo importante.

Los cuatro cuadrantes son: 

1. Hacerlo ya
2. Planificado
3. Delegar
4. Al cajón

1. El primer lugar es para lo importante y urgente: un problema que surge de repente y es necesario resolver. Los administradores tienen muchas cosas de este tipo, sería bueno disponer de espacio en tu día para atender estas demandas. Resolver un imprevisto rápidamente hace que eso no se convierta en lo único que hicimos en el día. 
2. En el segundo cuadrante es donde podemos hacer la diferencia. Aquí nos ocupamos de las tareas que son previsibles. Los vencimientos, las reuniones, las visitas y todo aquello que sabemos que, si lo resolvemos con anticipación, no se va a convertir en urgente. Atendiendo a las tareas que sabemos que vamos a tener que resolver y poniéndolas en la agenda, estamos ante un manejo eficiente del tiempo.
3. Delegar es quizás lo más difícil. Se puede empezar con las pequeñas tareas cotidianas para ir ganando seguridad. Cuando contratamos a alguien para hacer trabajos en un edificio –si le tenemos la confianza necesaria–, podemos acompañarlo, indicar las tareas y contar con la certeza de que las va a poder realizar correctamente. 
4. El ítem que más energía nos quita es “Al cajón”. Aquí pondremos las quejas de todos los días, las llamadas sin un motivo claro, las redes sociales sin control. Estas son cosas que drenan nuestra energía y nos quitan la pasión por el trabajo que elegimos. Por eso las enviamos al cajón, para eliminarlas en la medida en que nos quiten tiempo laboral.

El punto clave en el manejo de la administración del tiempo es la planificación. Si tenés una agenda programada al empezar el día, podés ocuparte primero de lo importante. No olvides dejar un espacio para lo urgente e inesperado, ¡porque siempre puede pasar!

Aprender a planificar es un hábito y una forma de dar calidad de excelencia al trabajo y a la vida. Porque el tiempo es el tesoro más valioso. ¡No lo desperdicies!

*Reviví el EPA 2021 en nuestro canal de YouTube https://www.youtube.com/watch?v=8MCjbSkzkM0&t=893s