Libros obligatorios del consorcio. Libro 2: administración o caja

Los libros obligatorios están establecidos en el “nuevo” Código Civil y Comercial -vigente desde agosto de 2015- y son cuatro: Libro de actas de asambleas. / Libro de administración. / Libro de registro de propietarios. / Libro de registro de firmas de propietarios.


En esta nota nos centramos en el Libro de administración o caja.


Se trata de un documento consultivo que registra cuánto y cuándo se gastó, cómo se recaudó y quiénes son los morosos consuetudinarios. En definitiva, busca ser un reflejo de cómo se manejaron los números en la historia de la administración.

Este libro permite, al mismo tiempo, dirimir reclamos frecuentes en el consorcio. Por ejemplo, el vecino del 5A solicita que el consorcio cubra la pintura de su balcón, porque así se hizo con el vecino del 4A… pero resulta que cuando se revista el libro de Administración, lo que se hizo en el 4A no fueron tareas de pinturas, sino la reparación de un caño.

Al igual que el libro de Actas, este también se saca en el Registro de la Propiedad Inmueble en la Ciudad de Buenos Aires (o el organismo pertinente en cada jurisdicción). Suelen pedirse ambos libros juntos. Este también tiene que estar rubricado, timbrado, sellado, autorizado…


¿Cómo se lleva el registro de la Administración o Caja?

Si bien este libro estaba previsto en la reglamentación de la antigua Ley 13.512, nunca se habló de cómo debía completarse.

Según la interpretación del contador Manuel Kinsella, en su Manual de la Propiedad Horizontal (Cámara de la Propiedad Horizontal, 1970), allí debían plasmarse los ingresos y egresos de dinero del consorcio. Más de cincuenta años después, la contabilidad se volvió más exigente, y registrar solo los movimientos de ingresos y egresos es correcto, pero incompleto (Kansella hacía alusión a un libro mayor, evidentemente para complementar con los datos que faltaban).

Por eso, según los usos y costumbres, el libro debe transcribir:


Todas las liquidaciones de expensas mensuales completas (con notas, prorrateos, cajas, estado bancario, patrimonial y financiero).
Las rendiciones de cuentas anuales.
Las rendiciones de cuentas finales.
Los informes de auditorías realizadas (opcional).


Para agilizar y automatizar estos registros, hoy existen sistemas como Octopus, que minimizan errores en esta tarea que antiguamente demandaba la mayor parte del tiempo y los recursos de una administración.


Algunos consejos prácticos:

En el libro no se puede pegar, la información debe ser transcripta, impresa.
Si el libro es foliado, hay empresas especializadas que hacen las copias necesarias.
Si el libro es de hojas móviles, pueden colocarse en la impresora. Alerta atasco de papel (siempre pasa): se emparcha y se anula, pero tiene que figurar, una hoja jamás puede desaparecer.


Agradecemos el asesoramiento de la contadora Liliana Corzo. Para saber más, visitá el WEPA - Workshops Exclusivos para Administradores de Consorcios-  donde se desarrolló en profundidad este tema https://youtu.be/abUoW9oDXus