Libros obligatorios del consorcio Libro 1: actas de asambleas

Los libros obligatorios están establecidos en el “nuevo” Código Civil y Comercial -vigente desde agosto de 2015- y son cuatro: Libro de actas de asambleas. / Libro de administración. / Libro de registro de propietarios. / Libro de registro de firmas de propietarios. 

En esta nota nos centramos en el Libro de actas de asambleas. Completarlo correctamente es fundamental para evitar problemas futuros. Algunos detalles importantes: 

1- El libro de actas tiene que estar rubricado. En la Ciudad Autónoma de Buenos Aires este trámite se realiza en el Registro de la Propiedad Inmueble, pero varía la autoridad competente en las diferentes jurisdicciones. Se trata de una nota firmada por el escribano y acompañada por una serie de sellos y obleas que certifica la autenticidad del documento. 

2- Las actas deben ser confeccionadas por un secretario de actas, elegido por los propietarios.  

3- Debe constar la convocatoria y el quorum de la asamblea. Para eso, los asistentes registran su nombre, firma y unidad funcional, y aclaran si se trata de una representación por poder. Es importante evitar las firmas confusas al margen, porque puede ser causa de nulidad de las decisiones tomadas en la asamblea. 

3- En el acta debe transcribirse la orden del día. En las auditorías es muy común ver actas donde se toma nota de las resoluciones pero nunca se hace referencia a qué temas se trataron. Por eso es importante la transcripción precisa y completa de la orden del día, ya que será considerado nulo el tratamiento de otros temas que no estén debidamente detallados e informados con anterioridad. 

4- Las actas deben contener el resumen de lo deliberado. No es necesario transcribir el debate completo, pero sí las decisiones acordadas o propuestas por la mayoría e los presentes. Esto es muy relevante porque los ausentes votan a favor de las propuestas de la mayoría. Si algún punto no alcanzó la mayoría, se realizará la consulta a los ausentes, que si no expresan su opinión nuevamente votarán a favor de la mayoría. El administrador debe dejar constancia, al pie de cada acta, de las comunicaciones enviadas a los ausentes. 

5- Refrendación del acta: el presidente de la asamblea y otras dos dos personas designadas acreditan con su firma la exactitud de lo que consta en el acta. 

6- Es clave que el acta se realice en el momento de la asamblea, para evitar distorsiones entre lo escrito y lo hablado.

7- Certificación digital del acta: la realiza un escribano y es un requisito exigido por la AIFIP para realizar ciertos trámites (atención: el acta protocolizada muchas veces no alcanza, la AFIP solicita además la certificación digital). Es importante estar atentos a las fechas, porque estas certificaciones suelen vencer. 

8- Ante cualquier duda, consultar el artículo 2067 del Código Civil y Comercial, que enumera los derechos y obligaciones del administrador de consorcios. 

Agradecemos el asesoramiento de la contadora Liliana Corzo. Para saber más, solicitá por mensaje directo el acceso al WEPA - Workshops Exclusivos para Administradores de Consorcios donde se desarrolló en profundidad el tema Libros obligatorios del consorcio.