Asambleas virtuales bien reales

“Cuando creíamos que teníamos todas las respuestas, de pronto cambiaron todas las preguntas”.

Con esta cita de Mario Benedetti Pepe Gutiérrez comenzó su presentación en la 50 edición de los workshops para administradores de consorcios (WEPA), talleres que organizamos desde Octopus junto con Gestionar. Según su perspectiva, para los administradores llegó el cambio de paradigma, ya que la pandemia aceleró en cinco años el proceso de digitalización. Este nuevo escenario obliga a hacer algo diferente, pero no en cualquier momento, sino en el momento exacto. Y este es el momento exacto para las asambleas virtuales. En las líneas que siguen, algunos tips de los pasajes más destacados de su ponencia: 

1- Convocatoria. Digital, clara, con un link que facilite lo más posible el acceso a la reunión. Indicar con claridad ID y la contraseña (es recomendable que la contraseña sea sencilla -el nombre del consorcio, por ejemplo- y que esté escrita en letras mayúsculas, para distinguirse fácilmente del ID). 

2- Plataforma de acceso. Hay varias alternativas, pero zoom resulta la más completa. Es preciso prepararla unos días antes, para realizar configuraciones, como por ejemplo: no admitir el chat privado entre los participantes / que no puedan ingresar las personas que fueron expulsadas por no identificarse / habilitar audio para todos, etc.).

3- Carpeta virtual. Así como se prepara la plataforma es clave preparar la documentación que se va a compartir durante la asamblea. La capeta virtual tendrá documentos en pdf o jpg, con accesos directos para facilitar su rescate en el momento en que se los necesite. 

4- Puntualidad. En las reuniones virtuales no existen los 10 minutos de tolerancia habituales en la presencialidad; si se demora un minuto, el asistente puede entender que algo salió mal.

5- Desarrollo de la reunión. Vale la pena invertir en equipamiento adecuado, que incluye desde una computadora con capacidad para transmitir sin interrupciones, pasando por un buen micrófono hasta luces, pantallas y un puñado de aplicaciones gratuitas -como OBS Studio o Gráficos H2R- que facilitan la puesta en escena: mover objetos en la pantalla, cronometrar, identificar al hablante, pasar avisos y un largo etcétera. Incluso las últimas versiones de power Point son capaces de traducir los parlamentos a cualquier idioma en tiempo real, mientras se pronuncian. Esta función es fundamental para propietarios extranjeros, pero también para aquellos que tengan alguna dificultad de audición, que podrán ver la transcripción en su propio idioma.  

6- La regla de los 20 minutos. Un buen tip para evitar que la reunión se prolongue demasiado es pedir desarrollar los temas de la asamblea durante 20 minutos sin interrupciones, proponiendo revisar cada punto al final la exposición. De este modo, muchas de las dudas que puedan surgir se resolverán a lo largo de la presentación, y las consultas serán mucho más puntuales. 

7- Votación. El programa de votaciones debe reunir las 5 condiciones para que el acto tenga validez legal: que sea posible identificar al votante / que tenga en cuenta la relación entre propietarios y porcentajes / que tenga en cuenta las representaciones / que permita determinar si el propietario permanece en la sala al momento de la votación / que identifique a quienes no pueden votar (morosos por ejemplo). 

Con creatividad y profesionalismo, la virtualidad puede ser una gran oportunidad de crecimiento. Quienes deseen acceder a la grabación del taller o al manual gratuito de asambleas virtuales, pueden solicitar el link por mail o por mensaje directo en nuestras redes sociales.  

Te compartimos el video completo de la charla. No te lo pierdas.